Engager son premier employé en Suisse : assurances et démarches, dans l’ordre

Avant le premier jour de travail, trois démarches sont obligatoires : vous affilier comme employeur à une caisse de compensation AVS, qui encaisse aussi l’AI, les APG et l’assurance chômage ; vous affilier à une caisse d’allocations familiales ; et assurer votre employé contre les accidents, qui le couvre dès qu’il prend le chemin du travail. Si son salaire dépasse 22 680 francs par an (montant 2026), il doit aussi être affilié à une caisse de pension. Le reste suit : information écrite dans le premier mois, fiche de salaire chaque mois, déclaration des salaires et certificat de salaire en fin d’année.

Ce guide suit l’ordre réel : avant le premier jour, le premier mois, chaque mois, la fin d’année. Il chiffre aussi ce que coûte un salaire de 5 000 francs à l’employeur. Les règles citées viennent des lois sur l’AVS (LAVS), l’assurance-accidents (LAA), la prévoyance professionnelle (LPP), les allocations familiales (LAFam) et du code des obligations (CO), consultées en octobre 2026. Le tableau complet des obligations, selon votre forme juridique, est dans notre guide assurances obligatoires d’une entreprise.

Avant le premier jour

1. Vérifiez le droit de travailler. Un collaborateur qui n’a ni la nationalité suisse ni un permis C a besoin d’une autorisation de travail, et son salaire est en général soumis à l’impôt à la source : vous retenez l’impôt et le versez au canton.
2. Affiliez-vous à une caisse de compensation AVS comme employeur. C’est la caisse cantonale, ou celle de votre association professionnelle si vous en êtes membre. Vous lui annoncez votre employé avec son numéro AVS. Elle encaisse l’AVS, l’AI, les APG et l’assurance chômage (LAVS, art. 12 et 51).
3. Affiliez-vous à une caisse d’allocations familiales, dans le canton du siège de l’entreprise (LAFam, art. 12). C’est souvent la même caisse que pour l’AVS. Votre employé y demande ses allocations s’il a des enfants.
4. Assurez votre employé contre les accidents. C’est obligatoire dès la première heure (LAA, art. 1a), et la couverture commence dès qu’il prend le chemin pour venir travailler le premier jour (LAA, art. 3). Dans les branches de la Suva, comme le bâtiment ou l’industrie, annoncez l’ouverture de votre entreprise à la Suva dans les quatorze jours (LAA, art. 59). Ailleurs, vous choisissez l’assureur. Voir assurance accidents LAA.
5. Affiliez-le à une caisse de pension s’il gagne chez vous plus de 22 680 francs par an : dès 17 ans pour l’invalidité et le décès, dès 24 ans pour la retraite (LPP, art. 7). Vous choisissez la caisse en accord avec votre personnel (LPP, art. 11). Voir prévoyance professionnelle LPP.
6. Rédigez le contrat de travail. La loi n’impose pas la forme écrite, mais un contrat écrit fixe le salaire, les heures, les vacances, le temps d’essai et le délai de congé. Vérifiez si une convention collective (CCT) s’applique à votre branche, et si votre canton a un salaire minimum : c’est le cas notamment à Genève, à Neuchâtel et dans le Jura.

Ce que coûte un salaire de 5 000 francs

Prenons un employé de 30 ans payé 5 000 francs par mois, douze fois par an. Voici ce que l’employeur paie en plus du salaire, et ce qui est retenu sur le salaire de l’employé.

La partie fixée par la loi coûte donc à l’employeur environ 418 francs par mois, soit plus de 8 % du salaire, avant les allocations familiales, les frais de la caisse et l’assurance accidents, qui varient selon le canton, la caisse et la branche. Le calcul de la caisse de pension : sur 60 000 francs par an, la loi assure 33 540 francs (le salaire moins la déduction de coordination de 26 460 francs), avec une bonification de 7 % à 30 ans, dont l’employeur paie au moins la moitié (LPP, art. 8, 16 et 66). Une assurance perte de gain maladie s’ajoute si vous la prenez.

Le premier mois

• L’information écrite. Sans contrat écrit, vous devez remettre à votre employé, au plus tard un mois après son arrivée, un écrit qui indique les parties, la date de début, la fonction, le salaire et la durée hebdomadaire du travail (CO, art. 330b).
• Le temps d’essai. Sauf accord écrit, c’est le premier mois ; chaque partie peut alors résilier avec sept jours de préavis. Il peut être prolongé par écrit, jusqu’à trois mois au plus (CO, art. 335b).
• La décision sur la maladie. Dès que le contrat a duré plus de trois mois, ou s’il a été conclu pour plus longtemps, vous devez le salaire d’un employé malade pendant un temps limité : trois semaines la première année (CO, art. 324a). Décidez maintenant si une indemnité journalière maladie prend ce risque à votre place.

Chaque mois

• La fiche de salaire. Vous remettez à votre employé un décompte (CO, art. 323b) : salaire brut, chaque retenue, salaire net.
• Les cotisations. Vous retenez la part de l’employé à chaque paie et versez le tout, avec votre part, à la caisse AVS selon le rythme qu’elle fixe, en général par acomptes mensuels ou trimestriels (LAVS, art. 14). La caisse de pension et l’assureur accidents facturent leurs primes selon leur contrat.

En fin d’année

• La déclaration des salaires à la caisse AVS, qui ajuste les acomptes au salaire réellement versé. L’assureur accidents et, le cas échéant, l’assureur maladie demandent la même déclaration pour calculer la prime définitive.
• Le certificat de salaire, que vous remettez à votre employé pour sa déclaration d’impôts. Selon le canton, vous en envoyez aussi une copie à l’administration fiscale.

Les erreurs les plus fréquentes

• Payer « au noir » quelques heures. Même un petit salaire est soumis aux cotisations, sauf s’il ne dépasse pas 2 500 francs par an chez vous et que l’employé ne demande pas à cotiser (RAVS, art. 34d). L’assurance accidents, elle, est due dès la première heure.
• Oublier la caisse de pension quand le salaire augmente et franchit le seuil. L’affiliation est rétroactive (LPP, art. 11).
• Ignorer la CCT de la branche. Elle peut imposer un salaire minimum, des vacances supplémentaires ou une assurance perte de gain maladie, comme dans la construction ou l’hôtellerie-restauration.
• Croire que le patron d’une Sàrl n’est pas un employé. Si votre société vous verse un salaire, vous êtes déjà son premier employé : les mêmes règles s’appliquent à vous.

Ce qu’il faut retenir

• Avant le premier jour : caisse AVS, caisse d’allocations familiales et assurance accidents.
• Caisse de pension dès 22 680 francs de salaire annuel (montant 2026).
• Information écrite dans le premier mois, si le contrat n’est pas écrit (CO, art. 330b).
• Un salaire de 5 000 francs coûte au moins 418 francs de charges légales par mois, plus les allocations familiales, les frais de caisse et l’assurance accidents.
• Le salaire d’un employé malade est dû dès le quatrième mois : décidez tôt de l’assurance perte de gain.

Pour l’assurance accidents, la caisse de pension et la perte de gain maladie, demandez une offre comparée pour votre premier employé : cochez ce qui vous manque, un conseiller compare les assureurs avec vous.